Όροι και προϋποθέσεις ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων αρμοδιότητας ΣΕΠΕ και ΟΑΕΔ

Με την Aριθ. πρωτ.: 30294/Δ1.10558/3-7-2019 απόφαση καθορίζονται οι όροι και προϋποθέσεις ηλεκτρονικής υποβολής εντύπων αρμοδιότητας ΣΕΠΕ και ΟΑΕΔ.

Επισημαίνουμε παρακάτω μερικά σημαντικά σημεία της απόφασης, ανά ενότητα:

Έντυπα

Ε3 «Ενιαίο Έντυπο Αναγγελίας Πρόσληψης» (Ε3 Αναγγελία Πρόσληψης και Ε4 Συμπληρωματικός Πίνακας Προσωπικού Νέας Πρόσληψης)». Μετά την ολοκλήρωση της υποβολής του ενοποιημένου Ε3 στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, ο εξωτερικός χρήστης μεταβαίνει στο πεδίο «Καταστάσεις Προσωπικού» επιλέγοντας «Εκτύπωση Συμπληρωματικού Πρόσληψης από Ενιαίο Έντυπο Αναγγελίας Πρόσληψης». Μετά τη συμπλήρωση της ημερομηνίας υποβολής του εντύπου/εντύπων Ε3 (όταν έχουν πραγματοποιηθεί περισσότερες από μία προσλήψεις) στα «Κριτήρια αναζήτησης αναγγελιών» και την επιλογή «Αναζήτηση», εμφανίζονται στην οθόνη οι σχετικές καταχωρίσεις και πεδίο επιλογής «Εκτύπωση Συμπληρωματικού Πρόσληψης».

Ε3.2 «Αναγγελία έναρξης / μεταβολών θεωρητικής κατάρτισης από πάροχο κατάρτισης ωφελουμένου από συγχρηματοδοτούμενα ή χρηματοδοτούμενα από εθνικούς πόρους προγράμματα κατάρτισης ή προγράμματα απασχόλησης συνδυαζόμενα με κατάρτιση». Ε3.3 «Αναγγελία έναρξης / μεταβολών πρακτικής άσκησης σε εργοδότη ωφελουμένου από συγχρηματοδοτούμενα ή χρηματοδοτούμενα από εθνικούς πόρους προγράμματα απασχόλησης συνδυαζόμενα με κατάρτιση» Η υποχρέωση υποβολής των εντύπων Ε3.2 και Ε3.3 αφορά αποκλειστικά σε συγκεκριμένα προγράμματα απασχόλησης (συγχρηματοδοτούμενα ή χρηματοδοτούμενα από εθνικούς πόρους) συνδυαζόμενα με κατάρτιση και όχι λοιπές περιπτώσεις πρακτικής άσκησης (βλ. έντυπο Ε3.5).

E3.4 «Αναγγελία έναρξης / μεταβολών σύμβασης μαθητείας» το οποίο αφορά αποκλειστικά σε προγράμματα μαθητείας αρμοδιότητας ΟΑΕΔ και Υπουργείου Παιδείας Έρευνας και Θρησκευμάτων (ΥΠΠΕΘ) (ΕΠΑΣ Μαθητείας ΟΑΕΔ, Μεταλυκειακό Έτος Μαθητείας αρμοδιότητας ΥΠΠΕΘ, μαθητεία ΙΕΚ).

Ε3.5 Αναγγελία έναρξης/μεταβολών σύμβασης πρακτικής άσκησης σπουδαστών/φοιτητών. Το έντυπο υποβάλλεται στις περιπτώσεις που προβλέπεται πρακτική άσκηση στο πρόγραμμα σπουδών σπουδαστών/φοιτητών.

Διαδικασία υποβολής εντύπων

Για την ολοκλήρωση της υποβολής του εντύπου Ε9 συνυποβάλλονται υποχρεωτικά, αφού πρώτα σαρωθούν και αποθηκευτούν σε αρχείο μορφής .pdf, τα έγγραφα:
α) των ατομικών συμβάσεων μερικής ή εκ περιτροπής απασχόλησης ή
β) της απόφασης του εργοδότη για μονομερή επιβολή συστήματος εκ περιτροπής εργασίας στο προσωπικό του αφού προηγουμένως έχουν τεθεί ιδιοχείρως οι απαιτούμενες υπογραφές.
Όταν υποβάλλονται περισσότερες από μία ατομικές συμβάσεις, αυτές θα πρέπει να αποθηκεύονται μόνο σε ένα αρχείο.

Με το έντυπο Ε10 υποβάλλονται μόνο οι Επιχειρησιακές Συλλογικές Συμβάσεις Εργασίας ή όμοιες Διαιτητικές Αποφάσεις που συνάπτονται μεταξύ των εκπροσώπων του εργοδότη και των αρμόδιων συνδικαλιστικών φορέων/εκπροσώπων των εργαζομένων (και όχι ατομικές συμβάσεις εργασίας) αφού προηγουμένως έχουν τεθεί ιδιοχείρως όλες οι απαραίτητες υπογραφές και τυχόν παραρτήματα ή/και πίνακες αυτών. Επειδή υπάρχει περιορισμός στο μέγεθος των αρχείων, συστήνεται η ανάλυση του σαρωτή να ρυθμίζεται στα 150dpi έως 200dpi και η σάρωση να μην είναι έγχρωμη.

Μέχρι την έκδοση της Υπουργικής Απόφασης που προβλέπει το άρθρο 53 του Νόμου 4611/2019, στο έντυπο Ε11 συνεχίζουν να καταχωρίζονται, σύμφωνα με την περίπτ. 3β της παρ. 2 της υποπαρ. IA.5. του ν. 4254/2014 (Α΄85) τον Ιανουάριο (1/1 έως 31/1) κάθε έτους, τα στοιχεία των εργαζομένων που έλαβαν την ετήσια άδεια και το επίδομα αδείας κατά το προηγούμενο ημερολογιακό έτος και έχουν καταχωρισθεί στο ειδικό Βιβλίο Αδειών. Ως εκ τούτου στο έντυπο Ε11 γνωστοποιούνται μόνο τα ζητηθέντα στοιχεία από τις σχετικές καταχωρίσεις σύμφωνα με τις ισχύουσες νομοθετικές ρυθμίσεις για τη χορηγηθείσα άδεια και το επίδομα αδείας (Α.Ν. 539/45 ως ισχύει) στο βιβλίο αδειών, οι οποίες και μεταφέρονται στο ως άνω έντυπο.
Σε περίπτωση πολλαπλών καταχωρίσεων για τον ίδιο εργαζόμενο στο βιβλίο αδειών (δηλ. στον ίδιο εργοδότη με περισσότερες από μία συμβάσεις), πραγματοποιείται μία συνολική εγγραφή στο έντυπο Ε11 με άθροιση του «ΑΡΙΘΜΟΥ ΗΜΕΡΩΝ ΔΙΚΑΙΟΥΜΕΝΗΣ ΚΑΝΟΝΙΚΗΣ ΑΔΕΙΑΣ» και του «ΑΡΙΘΜΟΥ ΗΜΕΡΩΝ ΚΑΝΟΝΙΚΗΣ ΑΔΕΙΑΣ ΠΟΥ ΧΟΡΗΓΗΘΗΚΕ» και των «ΑΠΟΔΟΧΩΝ ΑΔΕΙΑΣ» και «ΕΠΙΔΟΜΑΤΟΣ ΑΔΕΙΑΣ». Στο πεδίο των παρατηρήσεων μπορεί να καταχωρείται κάθε σχετική πληροφορία που αφορά τον εργαζόμενο, τη χορηγηθείσα σε αυτόν άδεια και το χορηγηθέν επίδομα αδείας.

Δεν επιτρέπεται η συμπλήρωση πεδίων που αφορούν αναλογία μισθού ή ημερομισθίου μερικής απασχόλησης ή εκ περιτροπής εργασίας, υπολειπομένου από την αντίστοιχη αναλογία μισθού ή ημερομισθίου βάσει του νομοθετημένου κατώτατου μισθού ή ημερομισθίου.
Ειδικότερα, ο εργοδότης δεν μπορεί να εισάγει στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ μεικτές αποδοχές υπολειπόμενες των αποδοχών που προκύπτουν βάσει του τύπου της περίπτ. δ΄ της υπ’ αριθ. πρωτ. 41815/Δ.10.199/16-9-2016 εγκυκλίου.
Όταν πρόκειται για εργατοτεχνίτες και εργαζομένους που αμείβονται και ασφαλίζονται βάσει κυμαινόμενων ανά μήνα αποδοχών, οι αποδοχές αυτές αφορούν μέσες (πλασματικές) μηνιαίες αποδοχές. Η καταβολή των δεδουλευμένων αποδοχών, των δώρων εορτών, του επιδόματος αδείας, κτλ για αυτούς τους εργαζομένους πραγματοποιείται βάσει του συστήματος αμοιβής με ημερομίσθιο.
Το ύψος του συμφωνηθέντος ημερομισθίου και το γεγονός της καταβολής κυμαινόμενων ανά μήνα αποδοχών μπορεί, προαιρετικά, να καταγράφεται στο πεδίο παρατηρήσεων του εντύπου Ε4. Στο ίδιο πεδίο μπορεί να καταγράφεται και κάθε άλλη χρήσιμη διευκρίνιση που αφορά τις αποδοχές, τον εργαζόμενο, την εργασιακή σχέση, κτλ.

Ειδικά τα έντυπα Ε3, Ε4, Ε5, Ε6, Ε7, Ε8, Ε9 και Ε11 μπορούν να υποβάλλονται με ομαδικό τρόπο καταχώρισης και εξατομικευμένο τρόπο υποβολής για κάθε έντυπο. Καταχωρείται το σύνολο των στοιχείων του εντύπου. Υπάρχει η δυνατότητα να καταχωρούνται στο ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ περισσότερα έντυπα με ένα μόνο αρχείο σε μορφή .xml.
Η καταχώριση των στοιχείων του αρχείου σε μορφή .xml πραγματοποιείται στη διαδρομή Βοηθητικά > Ομαδικές υποβολές > Εισαγωγή από αρχείο.
Όταν το αρχείο σε μορφή .xml παράγεται από λογισμικό τρίτων, οι χρήστες – στην αρχική οθόνη – μπορούν να «κατεβάζουν» το σχήμα (*.xsd) του αρχείου για τα έντυπα Ε3, E4, Ε5, Ε6, Ε7, Ε8, Ε9 και Ε11.
Στην αρχική σελίδα του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ παρέχεται η δυνατότητα λήψης (download) μιας σειράς παραμετρικών τιμών για υπηρεσίες ΣΕΠΕ, ΟΑΕΔ, ΚΑΔ, ΔOY, κτλ στη διαδρομή «Λίστες Τιμών για Αρχείο *XML»

Προθεσμίες

Σε περίπτωση συμπλήρωσης εσφαλμένων στοιχείων στα πεδία των εντύπων Ε3.1, Ε3.2, Ε3.3 ο κατά περίπτωση υπόχρεος υποβάλλει αμελλητί τα έντυπα Ε3.1, Ε3.2 και Ε3.3 (ορθή επανάληψη) συμπληρωμένα με τα ορθά στοιχεία. Σε περίπτωση συμπλήρωσης εσφαλμένων στοιχείων σε πεδία των εντύπων Ε3.4 και Ε3.5, ο κατά περίπτωση υπόχρεος υποβάλλει αμελλητί τα έντυπα Ε3.4 και Ε3.5 (ορθή επανάληψη) μόνο ως προς τα συγκεκριμένα πεδία αυτών στα οποία επιτρέπεται ορθή επανάληψη (εκπαιδευτικό επίπεδο, ονομασία εκπαιδευτικού ιδρύματος, σχολή, τμήμα ειδικότητα).

Σε περίπτωση αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας, ο εργοδότης υποβάλλει το έντυπο Ε4 συμπληρωμένο μόνο ως προς τα στοιχεία αλλαγής ή τροποποίησης το αργότερο έως και την ίδια ημέρα αλλαγής ή τροποποίησης του ωραρίου ή της οργάνωσης του χρόνου εργασίας και σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας από τους εργαζομένους.

Σε περίπτωση μεταβολής των αποδοχών σε μόνιμη βάση, ο εργοδότης υποβάλλει το έντυπο Ε4 συμπληρωμένο μόνο ως προς τα στοιχεία της μεταβολής των αποδοχών εντός δεκαπέντε (15) ημερών από τη μεταβολή. Αφορά τις μεταβολές των αποδοχών σε μόνιμη βάση (πχ αλλαγή μισθολογικού κλιμακίου) και όχι περιπτώσεις όπως λχ περικοπή αποδοχών λόγω συμμετοχής σε απεργία ή λόγω αδικαιολόγητης απουσίας.

Τα έντυπα Ε5, Ε6 και Ε7 υποβάλλονται εντός τεσσάρων (4) εργασίμων ημερών από το αντίστοιχο γεγονός. Ειδικότερα:
Το έντυπο Ε5 υποβάλλεται εντός τεσσάρων (4) εργασίμων ημερών από την ημερομηνία της οικειοθελούς αποχώρησης. Όταν η εξώδικη δήλωση επιδίδεται, η αναγγελία γίνεται την επόμενη από την επίδοση εργάσιμη ημέρα. Στην περίπτωση της επίδοσης η προθεσμία δεν αυξάνεται αλλά παραμένει συνολικά τέσσερις (4) εργάσιμες ημέρες.
Το έντυπο Ε6, με και χωρίς προειδοποίηση, υποβάλλεται εντός τεσσάρων (4) εργασίμων ημερών από την κοινοποίηση της καταγγελίας στον απολυόμενο.
Το έντυπο Ε7 υποβάλλεται εντός τεσσάρων (4) εργασίμων ημερών από τη λύση σύμβασης ορισμένου χρόνου.

Εκπρόθεσμη υποβολή

Όταν, λόγω τεχνικών προβλημάτων ή ανωτέρας βίας, διαπιστώνεται δυσλειτουργία του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ, το ΣΕΠΕ και ο ΟΑΕΔ εκδίδουν οδηγίες προς τις περιφερειακές υπηρεσίες οι οποίες καθορίζουν, κατά περίπτωση, προθεσμίες υποβολής των εντύπων του άρθ. 2 της απόφασης, με προσέλευση στην αρμόδια υπηρεσία, γνωστοποιώντας ταυτόχρονα, μέσω διαδικτύου, την ορισθείσα προθεσμία της ανωτέρω υποβολής. Οι σχετικές ανακοινώσεις αναρτώνται στην αρχική σελίδα του ιστοτόπου του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ και στις ιστοσελίδες του Υπουργείου Εργασίας, Κοινωνικής Ασφάλισης και Κοινωνικής Αλληλεγγύης (ΥΠΕΚΑΑ) και του ΟΑΕΔ.

Καθορίζεται η πρόσβαση σε εργαζόμενους, ωφελούμενους, μαθητευόμενους και πρακτικά ασκούμενους σπουδαστές / φοιτητές, σε στοιχεία και δεδομένα που τους αφορούν με τη χρήση των κωδικών Taxisnet.

Μεταβατικές διατάξεις – Εξαιρέσεις

Το έντυπο Ε3.5 υποβάλλεται από 1.10.2019. Όταν η πρακτική άσκηση έχει ξεκινήσει πριν την ανωτέρω ημερομηνία και βρίσκεται σε εξέλιξη, υποβάλλεται, εφόσον είναι αναγκαίο το έντυπο Ε3.5 για την τυχόν μεταβολή της σύμβασης πρακτικής άσκησης στο χρονικό διάστημα από την 01.10.2019 και μετά (τροποποίηση του χρόνου πρακτικής άσκησης, διακοπή ή λήξη πρακτικής άσκησης).

Η πρόσβαση των εργαζομένων, ωφελουμένων, μαθητευομένων, πρακτικά ασκουμένων φοιτητών/σπουδαστών σε στοιχεία και δεδομένα των υποβληθέντων μετά την 1η/1/2017 εντύπων είναι δυνατή μετά την μετάπτωση των υποδομών του ΠΣ ΕΡΓΑΝΗ στις υποδομές g – cloud της Γενικής Γραμματείας Πληροφοριακών Συστημάτων (4/7/2019). Η πρόσβαση πραγματοποιείται στην διαδικτυακή πύλη https://employees.yeka.gr (ΕΡΓΑΝΗ).

Πηγή: www.e-forologia.gr