Budget Planning: Ο προϋπολογισμός ως εργαλείο υποστήριξης στην λήψη διοικητικών αποφάσεων.

Ο προϋπολογισμός αποτελεί την ποσοτική έκφραση του τρόπου δράσης για την επίτευξη των στόχων μίας επιχείρησης βάση των συγκεκριμένων πόρων που διαθέτει.

Δηλαδή αφού καθοριστεί ο στόχος που θέλει να πετύχει η επιχείρηση, ο προϋπολογισμός απαντά στο πώς θα φθάσει η επιχείρηση στην επίτευξη του στόχου αυτού. Οι προϋπολογισμοί σαν ένα συγκροτημένο σύνολο αποφάσεων για τις διάφορες δραστηριότητες και προγράμματα, καλύπτουν την επιχείρηση σαν σύνολο αλλά και κάθε ένα από τα πολλά μέρη της χωριστά για μία καθορισμένη χρονική περίοδο. Ο προϋπολογισμός χρησιμοποιείται σαν βάση σύγκρισης και διευκολύνει την διαδικασία του ελέγχου

Οι προϋπολογισμοί εμφανίζουν πληθώρα πλεονεκτημάτων τα οποία είναι τα εξής:

  • Υποχρεώνει τη διοίκηση να αναλύει τις δραστηριότητες της επιχείρησης ενδελεχώς
  • Στρέφει την προσοχή της διοίκησης από το παρόν στο μέλλον
  • Δυνατότητα έγκαιρης πρόβλεψης προβλημάτων και αστοχιών με άμεση διόρθωση αυτών
  • Ενθάρρυνση και κινητροδότηση για υψηλή απόδοση από τη διοίκηση ώστε να επιτευχθούν οι επιχειρησιακοί στόχοι
  • Αποτελεί μια συνεχή υπενθύμιση για τη διοίκηση για το σύνολο των ενεργειών που έχουν αποφασιστεί
  • Αποτελεί τη βάση για έλεγχο και σύγκριση μεταξύ των προϋπολογισθέντων και επιτευχθέντων αποτελεσμάτων
  • Αποτελεί ένα μέσο συντονισμού μεταξύ των τμημάτων
  • Βελτιστοποίηση διαχείρισης των οικονομικών πόρων της επιχείρησης

Οι προϋπολογισμοί οι οποίοι συντάσσονται και διαμορφώνουν τον τελικό προϋπολογισμό είναι οι εξής: ο προϋπολογισμός πωλήσεων, παραγωγής, αγορών, βοηθητικών δραστηριοτήτων, επενδύσεων, εξόδων κατ’ είδος και ταμειακός προϋπολογισμός.

Ο προϋπολογισμός πωλήσεων ετοιμάζεται πριν από τους άλλους προϋπολογισμούς γιατί αποτελεί τη βάση και προϋπόθεση κατάρτισης των προϋπολογισμών όλων των υπολοίπων δραστηριοτήτων των τμημάτων της επιχείρησης. Η ποσότητα των προϊόντων που πρόκειται να παραχθεί εξαρτάται από τον προϋπολογισμό πωλήσεων. Ο προϋπολογισμός παραγωγής με όλες τις λεπτομέρειες για απαιτούμενες πρώτες ύλες, εργατικά και γενικά έξοδα εξαρτάται από τις προβλέψεις των πωλήσεων. Οι ταμειακοί προϋπολογισμοί βασίζονται στα έσοδα των πωλήσεων και τις πληρωμές των αγορών. Αν αυτός ο προϋπολογισμός δεν είναι ρεαλιστικός και δεν ανταποκρίνεται στην πραγματικότητα, τότε όλοι οι υπόλοιποι προϋπολογισμοί θα είναι άστοχοι.

Μετά την ετοιμασία του προϋπολογισμού πωλήσεων η επιχείρηση προχωρά στην ετοιμασία του προϋπολογισμού παραγωγής, ο οποίος θα αποτελέσει τη βάση για τον καταρτισμό των προϋπολογισμών άμεσων και έμμεσων υλικών, τον προϋπολογισμό άμεσης εργασίας καθώς και τον προϋπολογισμό των γενικών βιομηχανικών εξόδων. Ο προϋπολογισμός πωλήσεων, σε μια επιχείρηση προσφοράς υπηρεσιών θα μετατραπεί σε προϋπολογισμό αναγκών για την ικανότητα προσφοράς ορισμένων υπηρεσιών, σε μία επιχείρηση χονδρικού ή λιανικού εμπορίου ο προϋπολογισμός πρέπει να μεταφραστεί σε προϋπολογισμούς αγορών εμπορευμάτων, αποθεμάτων και κόστους πωληθέντων εμπορευμάτων και στην περίπτωση της βιομηχανικής επιχείρησης θα πρέπει να μετατραπεί σε προϋπολογισμούς αναγκών της βιομηχανικής παραγωγής.

Ο προϋπολογισμός άμεσων εργατικών αυτός αποτελεί μέρος του προϋπολογισμού δαπανών παραγωγής. Στον προϋπολογισμό των άμεσων εργατικών εμφανίζονται οι ανάγκες που έχει η επιχείρηση τόσο σε αριθμό ατόμων όσο και σε χρηματικές μονάδες. Μεταφέροντας τις παραγόμενες ποσότητες από το ποσοτικό πρόγραμμα παραγωγής στο πρόγραμμα άμεσων εργατικών μπορούμε να υπολογίσουμε τον απαραίτητο αριθμό εργαζομένων. Με αυτόν τον τρόπο η επιχείρηση ακολουθεί ηγεσία κόστους και εξοικονομεί παραγωγικούς, ανθρώπινους και οικονομικούς πόρους και αποφεύγει προβλήματα υπερωριακής απασχόλησης και υποαπασχόλησης, επιτυγχάνοντας τον βέλτιστο συντονισμό των παραγωγικών δραστηριοτήτων.

Το επίπεδο των πρώτων υλών εξαρτάται από τις ανάγκες της παραγωγής για πρώτες ύλες, το επιθυμητό επίπεδο των αποθεμάτων των πρώτων υλών και από τις αγορές των πρώτων υλών. Αμέσως μετά τον καθορισμό των ποσοτήτων κάθε προϊόντος που πρέπει να παραχθεί θα πρέπει να προσδιοριστούν οι απαιτούμενες πρώτες ύλες, η άμεση εργασία και τα γενικά βιομηχανικά έξοδα. Ο προϋπολογισμός πρώτων υλών βοηθά στο να προγραμματίζεται η παραγγελία και προμήθεια τους έγκαιρα, για τις ανάγκες της παραγωγής, έτσι ώστε να μην υπάρχουν ελλείψεις και καθυστερήσεις που θα οδηγήσουν στη δυσλειτουργία της παραγωγικής διαδικασίας. Καθορίζει τις ποσότητες κάθε είδους πρώτων υλών που πρέπει να αγοραστούν, το χρόνο που πρέπει να γίνουν οι αγορές και το αναμενόμενο κόστος των αγορών πρώτων υλών κατά μονάδα και συνολικά.

Ο προϋπολογισμός έμμεσου κόστους παραγωγής περιλαμβάνει όλο το υπόλοιπο κόστος παραγωγής, εκτός από το κόστος άμεσων υλικών και το κόστος άμεσης εργασίας. Για σκοπούς ελέγχου και πιο εύκολης κοστολόγησης, συνήθως προσαρμόζεται με την διάταξη των λογαριασμών του λογιστηρίου.

Στον προϋπολογισμό εξόδων διοικητικής λειτουργίας περιλαμβάνονται έξοδα επικοινωνίας, ταχυδρομικά τέλη, μετακινήσεις εκτός έδρας, είδη γραφείου κ.α. Το είδος αυτό των εξόδων δεν επιβαρύνουν απευθείας το κόστος κάθε μονάδας προϊόντος. Περιλαμβάνουν δε στοιχεία όπως έξοδα πωλήσεων, δικαιώματα δικαιοχρησίας, μισθοί διοικητικού προσωπικού, διαφήμιση κ.α.

Ο προϋπολογισμός έρευνας και ανάπτυξης αποτελεί ένα εργαλείο για όλες τις σύγχρονες επιχειρήσεις. Σε αυτόν καταγράφονται τα κονδύλια τα οποία κατευθύνονται στην έρευνα, την ανάπτυξη αλλά και τα μεσοπρόθεσμα και μακροπρόθεσμα επενδυτικά πλάνα. Υπάρχει μεγάλη πιθανότητα αυτός ο προϋπολογισμός ως προς το R&D να αποτυπωθεί σε δυο διαφορετικούς προϋπολογισμούς διότι ακολουθώντας τις αρχές της χρηματοοικονομικής παρουσίασης όπως αυτές αναλύονται στα Διεθνή Πρότυπα Χρηματοοικονομικής Παρουσίασης (I.F.R.S.), τα έξοδα έρευνας ενημερώνουν άμεσα τα αποτελέσματα της επιχείρησης ενώ οι δαπάνες ανάπτυξης παρουσιάζονται στις ισολογιστικές καταστάσεις του προϋπολογισμού

Οι ταμειακοί προϋπολογισμοί είναι απαραίτητοι για τη σωστή λειτουργία μίας επιχείρησης. Για αυτό το λόγο άλλωστε οι τράπεζες συχνά τους ζητούν πριν την χορήγηση ενός δανείου. Συστατικά του στοιχεία είναι οι προϋπολογισμοί πληρωμών και εισπράξεων που δείχνουν αντίστοιχα τις εκροές και εισροές μετρητών. Ο ταμειακός προϋπολογισμός συνδέεται άμεσα με τους αντίστοιχους των πωλήσεων και των εξόδων.

Η αξία και η σημαντικότητα του προϋπολογισμού και των ταμειακών ροών για μια επιχείρηση ιδιαίτερα σε ένα ασταθές μακροοικονομικό περιβάλλον είναι υψηλή. Ο προϋπολογισμός αποτελεί ένα από τα πολυτιμότερα εργαλεία σχεδιασμού και ελέγχου των λειτουργικών, επενδυτικών και χρηματοοικονομικών δραστηριοτήτων μίας επιχείρησης. Με τον προϋπολογισμό οι επιχειρήσεις μπορούν να προβλέψουν την πορεία τους, να ερμηνεύσουν τις οποιεσδήποτε αλλαγές στα οικονομικά τους μεγέθη και να βελτιστοποιήσουν την λήψη αποφάσεων.

Στυλιανός Ειρηναίος Μακρής
Οικονομολόγος – Σύμβουλος Επιχειρήσεων, IFRS
epixeiro iconΕπιχειρήσεις & Know-how

 

 

Πηγή: www.epixeiro.gr